กลับไปหน้ากรณีศึกษาทั้งหมด

เปลี่ยนระบบ Legacy แบบ Black Box ให้เป็นระบบส่งมอบและซัพพอร์ตทั้งบริษัท (Jira Cloud)

ภาพรวม

บริบทการส่งมอบ: การเปลี่ยน operating model จากภายในองค์กร ERP ที่ Stefan เป็นผู้นำ ลูกค้าในบริบทนี้คือ Ironbridge ERP องค์กรขนาดกลางราว 35 คนที่ทำงานด้าน ERP สำหรับธุรกิจเครื่องจักร legacy เดิมทำให้แทบไม่มีใครเห็นภาพรวมการทำงาน ส่งผลให้การส่งมอบและซัพพอร์ตขาดความโปร่งใส งานนี้ใช้เวลารวม 5 เดือน แบ่งเป็น pilot 2 เดือนในทีมพัฒนาและ rollout 3 เดือนในระดับทั้งองค์กร

ความท้าทาย

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่เครื่องมืออย่างเดียว แต่เป็นการที่งานและความรับผิดชอบถูกซ่อนอยู่ในระบบ black box

การย้ายจึงต้องครอบคลุมทั้งเครื่องมือ กระบวนการ และพฤติกรรมการทำงานร่วมกัน

การย้ายจึงต้องครอบคลุมทั้งเครื่องมือ กระบวนการ และพฤติกรรมการทำงานร่วมกัน

ข้อจำกัด

โครงการต้องเดินหน้าภายใต้ข้อจำกัดของระบบเดิมและหน้าต่างเวลาปฏิบัติการที่จำกัด

แนวทางที่เลือกต้องลดความเสี่ยงได้เร็วและไม่รบกวนงานหลักขององค์กร

ทุกการเปลี่ยนแปลงต้องส่งมอบให้ทีมภายในดูแลต่อได้อย่างยั่งยืน

แนวทางดำเนินการ

1. ทำให้กระบวนการส่งมอบและซัพพอร์ตโปร่งใสแบบ end-to-end
2. วัด SLA และภาระงานได้ในระดับทีมและระดับองค์กร
3. ลดการตกหล่นของงานจากการส่งต่อข้ามทีม
4. ลดการตกหล่นของงานจากการส่งต่อข้ามทีม
5. ลดการตกหล่นของงานจากการส่งต่อข้ามทีม
6. ลดการตกหล่นของงานจากการส่งต่อข้ามทีม
7. ลดการตกหล่นของงานจากการส่งต่อข้ามทีม

ทำ process discovery เพื่อสร้าง workflow กลางจากการทำงานจริง

สิ่งที่ส่งมอบ

• operating model ใหม่บน Jira Cloud สำหรับทั้งงานส่งมอบและซัพพอร์ต
• workflow, automation และ SLA policy ที่ใช้งานจริง
• dashboard รายบทบาทสำหรับติดตามสถานะและประสิทธิภาพ
• แผน migration พร้อมเอกสารควบคุมคุณภาพข้อมูล

ผลลัพธ์

ผลลัพธ์เกิดทั้งด้านประสิทธิภาพระบบและความคล่องตัวของการทำงานร่วมกันระหว่างทีม

ความเสถียรที่เพิ่มขึ้นช่วยลดงานแก้ปัญหาเฉพาะหน้าและเพิ่มเวลาให้ทีมโฟกัสงานเชิงคุณค่า

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถตัดสินใจจากข้อมูลที่เชื่อถือได้มากขึ้น

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถตัดสินใจจากข้อมูลที่เชื่อถือได้มากขึ้น

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถตัดสินใจจากข้อมูลที่เชื่อถือได้มากขึ้น

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถตัดสินใจจากข้อมูลที่เชื่อถือได้มากขึ้น

เหตุผลที่แนวทางนี้ได้ผล

แนวทางนี้ได้ผลเพราะเริ่มจากผลกระทบทางธุรกิจจริงและเลือกแก้จุดคอขวดที่สำคัญก่อน

การตัดสินใจเชิงเทคนิคถูกกำหนดด้วยข้อจำกัดหน้างานจริง ไม่ใช่สมมติฐานเชิงทฤษฎี

มีตัวชี้วัดและจุดตรวจสอบที่ชัดเจน ทำให้ลดความเสี่ยงระหว่างการเปลี่ยนแปลง

บริบทการทำงานแบบเปลี่ยนจากภายในองค์กรช่วยให้ผลลัพธ์คงอยู่ได้หลังส่งมอบ

บริบทการดำเนินงาน

Stefan เป็นผู้นำ pilot ของ Jira และการ rollout ต่อเนื่องจากภายในองค์กร โดยผสานทั้งการวิเคราะห์ปัญหากระบวนการ การออกแบบ workflow การตั้งค่าเครื่องมือ การฝึกอบรม และการโค้ชผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย งานเริ่มจาก pilot แบบควบคุมในทีมพัฒนา ขยายไปทั้งองค์กรเมื่อรูปแบบดังกล่าวพิสูจน์ผลได้จริง และสิ้นสุดลงเมื่อการดูแลระบบและ governance ในชีวิตประจำวันถูกดูดซับเข้าไปในทีมภายในอย่างสมบูรณ์